Veröffentlicht am 10.10.2026

Was selbst betriebene Firmen-IT wirklich kostet

Eine monatliche Software-Rechnung lässt sich leicht sehen. Die Arbeitszeit für Updates, Rechteverwaltung und Fehlersuche dagegen verschwindet oft im Alltag. Deshalb wirkt selbst betriebene IT schnell billiger als ein gehosteter Dienst - oder unnötig teuer, wenn nur der Serverpreis betrachtet wird. Beide Vergleiche greifen zu kurz.

Eine brauchbare Entscheidung vergleicht denselben Leistungsumfang über mehrere Jahre. Dazu gehören Einrichtung, laufender Betrieb, Wiederherstellung und ein möglicher Wechsel. Die folgende Rechnung ist ein Arbeitsblatt, keine Preisauskunft.

Erst das Vergleichsszenario festlegen

Vergleichen Sie nicht ein minimales eigenes System mit einem vollständig betreuten Paket. Schreiben Sie zunächst dieselben Anforderungen für beide Varianten auf:

• Anzahl der Nutzer und erwartetes Wachstum
• benötigter Speicher und Dateigrößen
• gemeinsame Bearbeitung, mobile Nutzung und externe Freigaben
• gewünschte Verfügbarkeit und Supportzeiten
• Aufbewahrung der Sicherungen und Häufigkeit von Restore-Tests
• Rollen, Protokolle und Integrationen
• Aufwand für Einführung, Schulung und Datenübernahme

Erst dann kann eine Drei-Jahres-Rechnung fair sein.

Beispielrechnung über drei Jahre

Dieses vollständig illustrative Beispiel nimmt acht Nutzer, eine gemeinsame Dateiablage und einen Betrachtungszeitraum von 36 Monaten an. Die Stundensätze, Zeiten und Beträge sind Rechenannahmen, keine DevSeal-Angebotspreise und keine gemessenen Werte.

Beim gehosteten Dienst fehlt bewusst noch das Abonnement. Angenommen, es beträgt in diesem Beispiel 24 EUR je Nutzer und Monat: 8 x 24 EUR x 36 Monate = 6.912 EUR. Die illustrative Gesamtsumme wäre dann 18.552 EUR. Die unterschiedlichen Ausstiegskosten nehmen an, dass der Export des gehosteten Dienstes mehr Nacharbeit bei der Formatierung braucht. Bietet der gewählte Dienst einen sauberen Export, müssen Sie diese Annahme ändern. Ändern Nutzerzahl, Speicher, Support oder Migrationsaufwand, ändert sich das Ergebnis sofort.

Die oft vergessenen Kostenblöcke

Interne Zeit: Auch wenn ein Dienstleister arbeitet, muss jemand Anforderungen entscheiden, neue Nutzer freigeben und offene Fragen beantworten. Rechnen Sie diese Zeit mit einem realistischen internen Kostensatz, nicht mit null.

Updates: Ein verfügbares Update ist noch kein eingespieltes Update. Planung, Prüfung, Durchführung und eine Rückfallmöglichkeit gehören zum Aufwand. Bei einem gehosteten Produkt übernimmt der Anbieter mehr davon, aber interne Integrationen und Änderungen bleiben zu prüfen.

Backup und Wiederherstellung: Speicherplatz allein reicht nicht. Legen Sie fest, was gesichert wird, wer Fehler kontrolliert und wie oft eine getrennte Wiederherstellung getestet wird. Ein Restore-Test kostet Zeit, liefert aber eine andere Aussage als eine grüne Backup-Meldung.

Support: Trennen Sie enthaltene Stunden, Reaktionszeit und Lösungszeit. "Antwort am selben Tag" bedeutet nicht automatisch, dass ein komplexer Fehler am selben Tag behoben ist.

Migration und Ausstieg: Daten müssen exportiert, geprüft und in die neue Struktur übernommen werden. Berücksichtigen Sie Dateiformate, Berechtigungen, Freigabelinks, Versionsstände und die Zeit, in der beide Systeme parallel laufen.

So nutzen Sie das Arbeitsblatt

Erstellen Sie drei Varianten: erwarteter Fall, günstiger Fall und Belastungsfall. Im Belastungsfall könnten Nutzerzahl, Speicher und Supportbedarf höher sein als geplant. Die Spanne ist ehrlicher als eine einzelne präzise Zahl.

Rechnen Sie zusätzlich einen konkreten Störungsfall durch. Im illustrativen Beispiel könnte die Dateiablage einen Arbeitstag lang ausfallen. Notieren Sie, welche Personen dann nicht weiterarbeiten können, welche Ersatzarbeit möglich ist und welche externe Unterstützung bezahlt werden müsste. Setzen Sie den Wert nicht automatisch als erwarteten Jahresverlust an. Der Fall zeigt vielmehr, ob eine teurere Wiederherstellungsoption sinnvoll ist und welche Annahmen noch fehlen.

Notieren Sie außerdem für jede Position, wer sie liefert und worauf die Annahme beruht. "Updates: 120 EUR pro Monat laut Angebot" ist prüfbar. "Wartung: vermutlich wenig" ist es nicht. Prüfen Sie nach sechs oder zwölf Monaten die Annahmen gegen tatsächliche Rechnungen und erfasste interne Zeit.

Selbstbetrieb kann sinnvoll sein, wenn Kontrolle, Anpassbarkeit und eine klare Übergabe wichtig sind und der Betrieb zuverlässig organisiert ist. Ein gehosteter Dienst kann sinnvoller sein, wenn Standardfunktionen genügen und die eigene Betriebsarbeit klein bleiben soll. Die richtige Entscheidung ist nicht die mit dem niedrigsten Serverpreis, sondern die mit tragbaren Gesamtkosten und klarer Verantwortung.

Halten Sie neben Geld auch die entscheidenden Grenzen fest. Wie lange darf die Dateiablage ausfallen? Wann ist Unterstützung erreichbar? Welche Person vertritt den Administrator im Urlaub? Solche Anforderungen können eine rechnerisch günstige Variante ungeeignet machen. Umgekehrt sollte eine selten benötigte Komfortfunktion nicht drei Jahre lang die teuerste Lösung erzwingen.

Lassen Sie für beide Varianten schriftlich beantworten, welche Leistungen in den Zahlen fehlen. Typische Lücken sind steigender Speicher, Arbeiten außerhalb vereinbarter Zeiten, zusätzliche Sicherungsziele und Hilfe bei Nutzerfehlern. So vergleichen Sie nicht nur Summen, sondern auch das Risiko späterer Zusatzkosten.

Wenn Sie Ihre Optionen belastbar kalkulieren und betreiben lassen möchten, finden Sie unsere Festpreis-Einrichtung und Betreuung unter IT-Infrastruktur.